Véritable prouesse de la technologie, la signature électronique offre plusieurs avantages aux particuliers ou chefs d’entreprises. Elle propose de nombreuses fonctionnalités et jouit de la même valeur juridique que la signature manuscrite. Toutefois, le choix de la formule idéale n’est pas des plus aisés, compte tenu de la pluralité de solutions sur le marché. À cet effet, ce billet met l’accent sur les 5 critères fondamentaux à connaitre pour un meilleur choix de sa signature électronique.
Plan de l'article
Conformité à la réglementation
La signature électronique est un outil informatique qui consiste à employer des procédés cryptographiques pour lier l’identité d’un signataire au contenu des documents électroniques ou en papier. Des certificats électroniques sont produits à cet effet pour permettre l’authentification et la traçabilité de l’identité du signataire.
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Pour servir efficacement, ils doivent respecter les lois en vigueur en France. Ainsi, veillez à la conformité de la signature électronique au Référentiel Général de Sécurité (RGS) et au règlement de l’Union européenne dénommé électronic IDentification Authentication and trust Services (eIDAS) avant d’opérer un choix.
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Respect des niveaux de sécurité
Pour que vous puissiez réaliser une signature qualifiée, le niveau 3 de sécurité est exigé par le RGS. Représentés suivant l’ordre par des étoiles, ces niveaux de sécurité s’ajoutent aux 4 niveaux prévus par la norme européenne eIDAS.
Le respect desdits niveaux est un critère important puisqu’il vous accorde des privilèges et garantit l’authenticité de la signature électronique.
Adaptation aux besoins de l’utilisateur
Choisissez une solution de signature qui s’adapte à vos besoins quotidiens. En plus du respect des exigences liées aux réglementations ou à la sécurité, l’autre critère capital de choix de votre solution de signature électronique est l’adéquation à l’usage que vous désirez en faire dans votre métier.
En France, l’une des meilleures formules en termes d’adaptation à l’usage métier, de sécurité, de prix et de fonctionnalités est à découvrir sur le lien suivant : https://www.e-signproof.com.
e-signproof.com est en effet une entreprise proposant une solution de signature électronique sécurisée pour documents. La technologie utilisée est adaptée à de nombreux métiers : juridiques et avocats, experts comptables, immobilier, assurances et entreprises.
La solution de signature électronique peut s’implémenter dans des PDF, logiciels de type CRM, ERP et autres. La solution de signature électronique d’E SignProof est reconnue dans 177 pays.
Quantité de documents à signer
Étant un acte cryptographique, l’usage de la signature électronique consomme du CPU et d’autres ressources. Il a donc des répercussions sur les performances de la plateforme où la solution de signature électronique est intégrée. Et cela pourrait être préjudiciable pour celle-ci en cas d’utilisation trop fréquente.
Ainsi, vous devez choisir votre formule de signature électronique en tenant compte du nombre de documents que vous devez signer chaque jour ainsi que des caractéristiques de la plateforme hébergeur.
Facilité d’emploi
La solution de signature électronique doit disposer de fonctionnalités qui rendent son utilisation facile. Elle doit en plus être aisément paramétrable, surtout en ce qui concerne le flux opérationnel (Workflow) et les règles liées à l’apposition de la signature électronique.
En effet, il existe des types de signatures électroniques proposant des méthodes exactes d’identification du signataire. Il peut être question de :
- une double identification via mail ;
- une prise en photo du signataire pour la confirmation de la signature ;
- un envoi par SMS d’un code PIN à usage unique ;
- une vérification à l’aide d’une pièce d’identité.
D’autres solutions permettent même à l’émetteur d’identifier de son côté le signataire. Pour gagner du temps, privilégiez une formule qui vous rend la tâche facile en quelques clics, tout en garantissant la sécurité de vos documents.
Intégration avec les outils existants de l’entreprise
L’intégration de la solution de signature électronique avec les outils existants de l’entreprise est un critère important à considérer lors du choix d’une telle solution. Elle doit être compatible avec les différents systèmes utilisés par votre entreprise pour éviter toute incompatibilité qui pourrait entraver son utilisation et ralentir vos opérations.
Pour cela, vous devez vérifier au préalable si la solution peut s’intégrer aux applications que vous utilisez quotidiennement comme le CRM ou encore le logiciel comptable. Dans ce cas précis, une API ou un connecteur est nécessaire pour permettre une intégration fluide.
Si vous êtes en quête d’une solution professionnelle, sachez qu’elle devrait offrir une intégration facile avec votre plateforme SSO (Single Sign-On). Elle devrait être capable de se synchroniser automatiquement sur tous vos dispositifs mobiles afin que vous puissiez signer depuis n’importe où et à tout moment.
Gardez en tête que certaines solutions proposent des plugins officiels permettant l’intégration complète dans des suites bureautiques telles que Microsoft Office ou Google Workspace. Une option intéressante si vous travaillez régulièrement sur ces deux plateformes populaires.
Disponibilité d’un support technique fiable et réactif
La disponibilité d’un support technique fiable et réactif est un critère clé lors du choix d’une solution de signature électronique. Effectivement, il peut arriver que vous rencontriez des problèmes techniques ou que vous ayez simplement besoin d’aide pour utiliser certaines fonctionnalités. Dans ce cas, le temps de réponse du support client devient primordial.
Avant de choisir une solution spécifique, assurez-vous qu’elle propose différents moyens de contacter leur service client, comme un numéro de téléphone ou encore une adresse e-mail à laquelle vous pouvez envoyer vos requêtes. Vous devez aussi vérifier les heures auxquelles le service est disponible. Il doit être disponible pendant les heures normales de travail, mais aussi en soirée si votre entreprise opère à ces heures-là.
Les meilleures solutions proposent généralement un chatbot qui permet aux utilisateurs d’obtenir rapidement des réponses à leurs questions courantes sans avoir recours au service clientèle directement.
Assurez-vous que la solution offre une documentation complète accessible en ligne où se trouvent toutes les informations nécessaires pour l’utilisation du produit, ainsi qu’une FAQ détaillée qui répond fréquemment aux questions posées par les clients.
